خطاب رفض طلب الإيجار: رفض المستأجر

على الرغم من أن الهدف النهائي لأي مالك هو وضع المستأجر في العقار، إلا أنه في بعض الأحيان لا يكون ذلك مناسبًا. لن يعمل كل مقدم طلب يرغب في العيش في إيجارك. عندما يحدث ذلك، ستجد نفسك مضطرًا إلى إعداد خطاب رفض طلب الإيجار.

قد يكون من الصعب كتابة هذا النوع من الرسائل. ليس من السهل الاضطرار إلى رفض شخص ما في أي موقف. ومع ذلك، مع اتباع النهج الصحيح والكثير من الشفافية، ستتمكن من اجتياز هذه العملية بشكل جيد، والمضي قدمًا للعثور على المستأجر المثالي.

الأسباب القانونية لرفض طلب الإيجار

بينما التقينا جميعًا بأشخاص نود أن نقول لهم “لا” في شخصيتهم، فإن قانون الإسكان العادل يقيد الأسباب، حيث يمكنك، كمالك للعقار، رفض طلب الإيجار لشخص ما. يجب عليك الالتزام بهذه اللوائح لمنع أي اللجوء إلى القانون.

بموجب قانون الإسكان العادل، لا يمكن تقديم خطاب رفض طلب الإيجار على أساس العرق أو اللون أو الأصل القومي أو الدين أو الجنس أو الحالة العائلية أو الإعاقة. وهذا يمنع التمييز في السكن ويعكس الفصل في السكن. لا يُسمح لك أيضًا برفض طلب المستأجر بناءً على سجله الجنائي ما لم تكن هناك إدانات جنائية خطيرة يمكن أن تعرض الأشخاص وممتلكاتك للخطر. وبعبارة أخرى، فإن وثيقة الهوية الوحيدة ليست سببًا لحرمان المستأجر المحتمل، ولكن من المرجح أن تكون الإدانة بالحرق العمد هي السبب.

حتى مع رفض طلبات الإيجار بموجب قانون الإسكان العادل، فمن القانوني أن تقول “لا” للمستأجر المحتمل في حالات محددة، غالبًا عندما يفشل في تلبية متطلبات الإيجار الخاصة بك. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

1. عندما لا تكون درجة الائتمان عالية بما فيه الكفاية

إنها ممارسة شائعة أن يقوم المالك بإجراء فحص ائتماني لكل متقدم. وطالما قمت بذلك، يمكنك رفض المستأجر المحتمل إذا كانت درجاته منخفضة للغاية. نظرًا لأن درجة الائتمان تشير إلى التاريخ المالي لمقدم الطلب، فقد يعني العدد المنخفض أنهم لا يدفعون فواتيرهم، بما في ذلك الإيجار.

إنه تفضيلك الشخصي سواء كنت تسمح لهم بإحضار موقع مشارك أو ضامن للمساعدة في الحصول على الموافقة على طلب الإيجار الخاص بهم على الرغم من تاريخهم الائتماني، ولكن ليس عليك القيام بذلك.

2. عندما لا ينجح المال

التوقعات عندما يتعلق الأمر بالتمويل هي أيضًا مصدر قلق كبير بالنسبة لك كمالك. لا يحتاج مقدم الطلب فقط إلى الحصول على أموال سائلة كافية لتغطية جميع التكاليف الأولية – أولاً، وأخيراً، الأمن، وما إلى ذلك – ولكنه يحتاج إلى دخل كافٍ لدفع الإيجار كل شهر إلى جانب فواتيره الأخرى.

يطلب العديد من الملاك أن يقوم المستأجرون بدفع مبلغ محدد، سنويًا، فوق تكاليف الإيجار لضمان أن كل شيء على ما يرام. الطلب القياسي هو ثلاثة أضعاف الدخل مثل الإيجار.

3. عندما يكون سجل الإيجار الخاص بهم أقل من ممتاز

قد يؤدي النظر إلى سجل الإيجار المحتمل للمستأجر أيضًا إلى رفع بعض العلامات الحمراء التي قد تؤدي إلى خطاب رفض طلب الإيجار. حالات مثل عمليات الإخلاء السابقة، وسجلات الإيجار أو الرسوم غير المدفوعة، وردود الفعل السيئة من الملاك السابقين وإثبات الأضرار السابقة للممتلكات كلها حجج قوية لرفض طلب الإيجار. أنت بحاجة إلى حماية الممتلكات الخاصة بك بكل الطرق، لذلك من الأفضل أن تكون مترددًا عند ظهور مثل هذه المشكلات.

4. عندما لا يتشابك أسلوب حياتهم

سيكون لديك على الأرجح قواعد إضافية تتعلق بممتلكاتك. قد تكون لديك سياسة عدم السماح بالحيوانات الأليفة، أو سياسة عدم التدخين في الداخل. باستثناء حيوانات الدعم العاطفي، هذه هي القواعد التي يمكنك تنفيذها. إذا جاء إليك مستأجر محتمل مع كلبه أو قال إنه مدخن، فيمكنك رفض طلبه بسبب عدم قدرته على تلبية جميع متطلباتك للإيجار.

5. عندما تكون هناك مشكلة في تطبيقهم

إذا كذب المستأجر المحتمل في طلبه، أو لم يتمكن من إكماله، فلديك أيضًا أسباب لحرمانه من الإيجار. هذان، في الواقع، سببان كبيران جدًا لكتابة خطاب رفض طلب الإيجار. إما أنهم قاموا بتزوير المعلومات التي تحتاجها للموافقة على طلبهم، أو أنهم ببساطة لم يقدموا لك ما يكفي. وفي كلتا الحالتين، لا يمكنك اتخاذ قرار مستنير إذا كان مقدم الطلب آمنًا للعيش في الممتلكات الخاصة بك.

6. عندما لا يكون العقار متاحًا

عندما يكون الطلب مرتفعًا على عقار معين، قد تحصل على طلبات تأجير أكثر مما تحتاج إليه بالفعل. ومن خلال تقييمهم على أساس أسبقية الحضور، يمكنك ملء الوظيفة الشاغرة بسرعة. من الأدب إرسال خطاب إلى المتقدمين الآخرين لإعلامهم بأن العقار لم يعد متاحًا. ليس بالضرورة رفضًا قويًا، ولكنه مثال آخر على متى يكون من القانوني إخبار مقدم الطلب بـ “لا” فيما يتعلق بتأجير الممتلكات الخاصة بك.

كيفية كتابة خطاب رفض طلب الإيجار المهذب

بمجرد أن تفهم متى يكون من المقبول رفض طلب الاستئجار، فإن الجزء التالي هو صياغة الرسالة الفعلية. إنه أمر مرهق لأنك تضطر إلى خذلان شخص ما. ولكن مع ما يكفي من الدقة والمعلومات، يجب أن تكون هذه استراحة سلسة.

يجب أن تحتوي رسالتك على نبرة احترافية وغنية بالمعلومات، وتغطي بالضبط سبب رفض طلب التأجير. قم بتضمين أكبر عدد ممكن من التفاصيل، مثل:

• تاريخ التقديم
• عنوان العقار
• سبب (أسباب) الرفض
• المستندات الداعمة (إذا لزم الأمر؛ أي نسخة من تقرير الائتمان الخاص بهم)
• معلومات الاتصال الخاصة بك (للأسئلة الإضافية)
• اقتراحات للخيارات البديلة (اختياري)

لا تنس أيضًا أن تشكرهم على التقديم وأخبرهم أنك تشعر بالسوء حيال اضطرارك إلى قول “لا”. إن عبارة “نأسف لإبلاغك” تعمل في كل مرة.

نموذج خطاب رفض طلب الإيجار

ستشعر بعض خطابات رفض طلب التأجير وكأنك تملأ نموذجًا. سوف يقومون بإدراج جميع الأسباب القانونية المحتملة لرفض المستأجر ويتيحون لك تحديد المربعات. وهذا يوفر الوقت، ولكنه غالبًا ما يكون غير شخصي بدرجة كافية لإزعاج المستأجرين المحتملين بطريقة خاطئة.

إذا استطعت، خذ الوقت الكافي لجعل الأمر أكثر شخصية وأقل تعقيدًا. قم بتنزيل هذا القالب وجربه بدلاً من ذلك.

(تاريخ)

(الاسم الكامل لمقدم الطلب)

(عنوان العقار المستأجر)

رد: مراجعة طلبات الإيجار

عزيزي (اسم مقدم الطلب)،

شكرًا جزيلاً لك على تقديم طلب استئجار (عنوان العقار). لقد أتيح لي الوقت لمراجعته ويؤسفني بشدة إبلاغك بأنه لم يتم قبوله في الوقت الحالي.

تم اتخاذ القرار بناءً على (املأ أكبر عدد ممكن من التفاصيل المتعلقة بسبب رفض الطلب مثل انخفاض درجة الائتمان، والمخاوف المتعلقة بالدخل، والعقار لم يعد متاحًا، والمشكلات المتعلقة بتاريخ الإيجار، وما إلى ذلك)

أتفهم أن هذا ليس هو الخبر الذي كنت تأمل سماعه. إذا كانت لديك أي أسئلة بخصوص حالة طلب التأجير الخاص بك، فلا تتردد في التواصل معي مباشرة على (هاتفك أو بريدك الإلكتروني).

قد ترغب أيضًا في أخذ بعين الاعتبار (أدخل أي نصيحة، إذا كان ذلك ممكنًا لمساعدتهم في المرة القادمة مثل عرض موقع مشارك، أو البحث عن إيجارات أكثر في النطاق السعري الخاص بهم، وما إلى ذلك)

بإخلاص،

(اسمك)

العثور على المستأجر المثالي

تذكر أن هناك العديد من الأسباب التي تجعلك ترفض طلب الإيجار، ولكن ليس دائمًا ما هو مكتوب على الورق هو المهم. إذا أمكن، تعرف على المتقدمين لديك قليلاً عندما يأتون لمشاهدة العقار، قبل ملء الطلب. قم بتدوين بعض الملاحظات حول انطباعاتك الأولى وفكر في استخدام ذلك للمساعدة في التأثير على قرارك إذا كان طلبهم أقل من ممتاز. قد لا يكون لدى المستأجر المثالي دائمًا التطبيق المثالي.