لماذا تعتبر عمليات تسجيل الوصول المنتظمة بمثابة الأبطال المجهولين في الاحتفاظ بالوكلاء
هناك فكرة شائعة بين الوسطاء تدور حول فكرة أنه إذا لم يتزايد إجمالي دخل العمولة أو حجم المكتب، فإنك لا تنجح في تنمية الوساطة الخاصة بك.
ومع ذلك، فإن النهج التكتيكي المتمثل في عمليات تسجيل الوصول المنتظمة والتركيز على الاحتفاظ بهم كحجر زاوية لتعزيز تصنيف وكلاء العقارات الخاص بك غالبًا ما يتم الاستهانة به أو التغاضي عنه.
في حين أن الوسطاء يعطون الأولوية في كثير من الأحيان لأساليب التوظيف المتطورة ويمتلكون أفضل مجموعة من التكنولوجيا، فمن الضروري إعادة النظر في العناصر الأساسية للتفاعل البشري والاحتفاظ التنظيمي الذي يقوم عليه الوساطة الناجحة.
بحسب ال الرابطة الوطنية للوسطاء العقاريين (NAR)، متوسط مدة الوكيل مع الوساطة هو ست سنوات. إذا كانت شركة الوساطة الخاصة بك لا تلبي هذا الرقم أو تتجاوزه، فقد حان الوقت لإعادة النظر في استراتيجية الاحتفاظ الخاصة بك.
سوق العقارات مشبع بوسطاء يقدمون هياكل عمولات متطابقة تقريبًا ودعمًا فنيًا وفرصًا للنمو. لقد أصبحت هذه المتطلبات الأساسية لجذب الوكلاء، لكنها بالكاد تكفي للاحتفاظ بهم.
يبحث الوكلاء ذوو الأداء العالي عن شركات وساطة تتناسب مع طاقتهم، والأهم من ذلك، مع ثقافة المكتب – حيث يشعرون بالرعاية المهنية والتقدير الشخصي.
علم النفس وراء تسجيلات الوصول المنتظمة
الحاجة إلى الاستقلالية والانتماء
غالبًا ما يكون الوكلاء الأكثر إنتاجًا أصحاب روح المبادرة ويقدرون استقلاليتهم؛ ومع ذلك، فهم يدركون أيضًا فوائد كونهم جزءًا من فريق جيد التنسيق. تعمل عمليات تسجيل الوصول المنتظمة على فتح محادثات حول كيفية استخدام الوكلاء لموارد الوساطة بشكل أفضل مع الاستمرار في تعزيز جو التعاون.
خلال هذه الاجتماعات، يمكنك استكشاف كيف يمكن للوكلاء الاستفادة بشكل أفضل من موارد الوساطة – سواء كان ذلك دعمًا تسويقيًا أو أدوات تقنية أو وحدات تدريبية – لتحقيق أقصى قدر من مبادراتهم المستقلة. وفي الوقت نفسه، يمكنك مناقشة مشاريع الفريق أو الأهداف المجتمعية، مما يعزز الشعور بالمسؤولية المشتركة والانتماء.
إن تحقيق هذا التوازن يرضي حاجة الوكيل إلى التوجيه الذاتي ويخلق ثقافة تعاونية تعمل على تضخيم النجاح الجماعي.
توقع الإرهاق: العلامات التحذيرية الدقيقة
قمم المكاسب العالية وقيعان التدافع للصفقات الجديدة هي التي تحدد العقارات. يمكن أن تؤثر هذه الطبيعة الدورية تأثيرًا عاطفيًا كبيرًا على العملاء، مما يجعل الإرهاق خطرًا حقيقيًا وقائمًا.
خلال النصف الأول من هذا العام وحده، خرج أكثر من 60 ألف وكيل من قطاع العقارات، وفقًا لبيانات NAR. تعمل عمليات تسجيل الوصول المنتظمة كنظام إنذار مبكر، مما يوفر للوسطاء نافذة على الرفاهية العاطفية لعملائهم.
ابحث عن المؤشرات الدقيقة مثل انخفاض الحماس، أو زيادة التغيب عن العمل، أو انخفاض الاتصالات الاستباقية، حيث قد تكون هذه أولى علامات الإرهاق الوشيك. من خلال تحديد الإشارات مبكرًا، يمكن للوسطاء تقديم حلول استباقية مثل ورش العمل أو التدريب الإضافي أو حتى إعادة تخصيص العملاء المتوقعين لتقليل الضغط.
تأثير قابل للقياس على مقاييس الأعمال
انخفاض في تكاليف دوران
عند مناقشة تكاليف الدوران، يأخذ معظم الوسطاء في الاعتبار النفقات الفورية، مثل إعلانات التوظيف وموارد التدريب. ومع ذلك، فإن التكاليف تكون أكبر بكثير عند النظر في عناصر مثل العلاقات المفقودة مع العملاء، وديناميكيات الفريق المعطلة، وحتى الضرر المحتمل للسمعة من ارتفاع معدل دوران الوكلاء.
تعد عمليات تسجيل الوصول المنتظمة طريقة بسيطة وفعالة لتقليل الاضطراب. من خلال بناء علاقات أقوى وفهم احتياجات الوكلاء، من المرجح أن تحتفظ بالوكلاء لفترات طويلة وتقلل من التكاليف الغارقة للحصول على وكلاء جدد.
مقاييس الأداء
لتقييم أداء الوكيل، غالبًا ما تعتمد شركات الوساطة بشكل كبير على مؤشرات الأداء الرئيسية مثل المبيعات المغلقة ودوران القوائم ومعدلات تحويل العملاء. في حين أن هذه الأمور ضرورية بلا شك للتتبع اليومي، فإن عمليات تسجيل الوصول المنتظمة توفر نهجًا أكثر دقة لتقييم الأداء.
ويمكنها تسليط الضوء على مؤشرات أكثر دقة مثل مستويات رضا العملاء، أو استجابة الوكيل، أو حتى مهارات التفاوض، والتي غالبًا ما تطغى عليها الأرقام الأكثر بهرجة.
على سبيل المثال، إذا كان معدل دوران قائمة الوكيل مرتفعًا ولكن درجات رضا العملاء منخفضة، يصبح تسجيل الوصول المنتظم هو النظام الأساسي المثالي لمعالجة هذا الانفصال.
يمكن أن يشير ذلك إلى أن الوكيل يتفوق في إتمام الصفقات ولكنه قد يحتاج إلى تحسين اتصالات العملاء أو خدمة ما بعد البيع. لا تعمل هذه الأفكار على تحسين أداء الوكيل الفردي فحسب، بل تساهم أيضًا في السمعة العامة للوساطة ومعدل الاحتفاظ بالعملاء.
التنفيذ الاستراتيجي لعمليات تسجيل الوصول
الاستفادة من التكنولوجيا: النهج القائم على البيانات
مع التقدم في برامج التحليلات، أصبحت شركات الوساطة الآن مجهزة بشكل أفضل لجعل عمليات تسجيل الوصول أكثر فعالية وفي الوقت المناسب. في السابق، كنت مقيدًا جدًا بالتتبع من خلال برنامج Excel أو التوظيف والاحتفاظ عبر قنوات منفصلة.
الآن، يمكن لمنصات التكنولوجيا أن تقوم تلقائيًا بوضع علامة على الوكلاء الذين يضمنون تسجيل الوصول، مثل أولئك الذين يعانون من انخفاض مفاجئ في مقاييس الأداء الرئيسية أو فترة طويلة من عدم النشاط. إن استخدام التكنولوجيا التي تعمل على أتمتة هذه العمليات البسيطة يمكن أن يشكل الفرق بين بقاء الوكيل أو مغادرته.
يعد استخدام إدارة علاقات العملاء (CRM) مجالًا آخر يمكن أن يساعد في مراقبة مشاركة الوكيل، ولكنه يتطلب من وكلاءك استخدامه. يمكن لمديري مكاتبك المساعدة في تشجيع استخدام إدارة علاقات العملاء من خلال “قاعدة السعة 60″، التي صاغها الدكتور بن سبيرز من البودكاست “Brokerprenuer”: “ساعدهم في العثور على الشيء الوحيد الذي يطابق ما يريدون التنقيب عنه ثم ساعدهم في الوصول إلى 60% من السعة مهما كان ذلك الشيء. بمجرد أن تفعل ذلك، فإنهم مدمنون ويعودون إليك ويقولون: ماذا يجب أن أفعل أيضًا؟
تعتمد قدرة شركة الوساطة الخاصة بك على تبسيط عملية الاحتفاظ وأتمتتها بالكامل على وجود بيانات موثوقة حول نشاط وكيلك.
التخصيص بدلاً من التعميم: اللمسة الشخصية
يكمن فن عمليات تسجيل الوصول الفعالة في قدرتها على التكيف. الوكلاء ليسوا كيانات متجانسة؛ وهي تختلف في المرحلة المهنية والتركيبة السكانية للعملاء والحساسية لتقلبات السوق. بالنسبة للوكيل الجديد، قد تركز المناقشات بشكل أكبر على التدريب وتقنيات البيع الأساسية.
بالنسبة للمحاربين القدامى، يمكن أن تتراوح المواضيع من استراتيجيات الاحتفاظ بالعملاء المتقدمة إلى بناء فريقهم الخاص. إن التعرف على هذه الفروق الدقيقة الفردية والتكيف معها سيجعل عمليات تسجيل الوصول الخاصة بك أكثر جاذبية وقابلة للتنفيذ، مما يوفر إرشادات ذات قيمة مضافة يمكن للوكلاء تطبيقها على الفور.
الأخذ والعطاء للتغذية الراجعة: قناة اتصال ثنائية الاتجاه
من المهم أن تتذكر أن تسجيلات الوصول يجب أن تكون عبارة عن حوار، وليس مونولوجًا. تعتبر معظم شركات الوساطة هذه الجلسات فرصة لتقديم تعليقات إلى الوكلاء، ولكن ماذا عن عكس العدسة؟
إن تشجيع الوكلاء على التعبير عن آرائهم واقتراحاتهم حول عمليات وسياسات الوساطة يمكن أن يقدم رؤى لا تقدر بثمن. يمكن أن تساعد خطوط الاتصال المفتوحة هذه في تحديد الثغرات في الأنظمة الحالية، أو اقتراح وحدات تدريبية جديدة، أو حتى إعلام التحولات الإستراتيجية المهمة.
يعد الاحتفاظ بالوكلاء لعبة دقيقة تتطلب نهجًا متعدد الأوجه. في حين أن تقسيم التكنولوجيا والعمولات أمر بالغ الأهمية، نقدر دائمًا قوة عمليات تسجيل الوصول المنتظمة والمدروسة والتي يتم تنفيذها بشكل جيد.
إنها تشهد على التزام الوساطة الخاصة بك بتطوير الوكيل وهي ضرورية لتنمية ثقافة الشمولية والشفافية والنمو المشترك.
جيم تورنر هو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة بروكيركيت، الوكيل الرائد في توظيف CRM للوسطاء العقاريين.
